★キャッチボールは双方向コミュニケーション

　今、ある民間団体の世話役を引き受けているが、その取りまとめに、コミュニケーションのとり方に四苦八苦している。
　メール、電話（固定、携帯）、Faxなどなどいろんな手段を、相手によって使い分けながらのコミュニケーションだが、そのこと自体、年齢や経験、環境などに応じて対応することは当然のことと理解できるが、理解できないことが起こっている。
　それは『何事も相手があってのこと』との理解がなく、手前勝手に考えて行動する人がいることである。

　こんな笑い話にもならない例；・・・メールを送ったが待てど暮らせど返信がない！・・・
　そこで色々考えて、電話で「メール見てくれたか？」ということになる。　
　　①相手に着信したのか、
　　②着信したが見ていないのか、
　　③見ていても内容を理解できずにいるのか、
　　④無視しているのか、
　　⑤単に横着しているのか
　　・・・・？などなど、とにかく色々考えて悶々とするのである・・・
　仕事の場面でも良くあることだが、そんな時私は　『着信したかどうかぐらいリアクションしなさい！』
　ということになる。
　しかもそれが電話か督促メールなのである。

　コミュニケーションは本当に難しい。
　そしてそれが団体活動の場合、いくつも重なってくるのだから・・・。
　相手たる当事者は一人だから、それほど重くは考えていないのだろうが、多数を相手にするこちらはたまったものではない・・・？！

　『キャッチボールは双方向コミュニケーション』と私の書いた『ものの見方・考え方』でも語っているが、投げたボールが相手に届いていないのか、相手がパスボールしたのか、投げ返す力がないのか、投げ返す意識がないのか、とにかく一方通行が多い、、、？！

　←（キャッチボールの図解）

メールのやり取りで私がもっとも意識しているのは、
　【メールを受け取ったら】
　　①即時受信したとの返信メールを打つこと　・・・ これをもっとも大切にしている ・・・
　　②内容吟味、検討した後速やかに用件に回答すること、
　　③回答に時間を要する場合は、その予定を具体的に連絡すること、
　　④もちろん期限のある内容に関しては期限内に余裕を持って回答すること、
　　　　＊消印有効、すなわち期限当日日付の返信は避ける
　もちろん即答できる場合は、受信連絡と同時に回答することになるのだが・・・。

 　とにかく団体活動のコミュニケーションは難しい。
　それが職場など、物的、人的資源、環境が整っている場合でもそうだから、色んな年齢層、経験、知識、環境などが背景の団体では、取りまとめ者が苦労することになる。
　経験したものでないと分からないんだろうが・・・。　
　
　
　
　

タグ：コミュニケーション キャッチボール メール

★素報と粗報について（中途半端な報告は混乱を招く）

　野村胡堂の時代小説『銭形平次』の平次親分に“ガラッ八”という子分がいて、このガラッ八が事件が起こると『親分！大変だ！大変だ！』と飛び込んできて親分にご注進に及ぶ。
　私はこの種のご注進を『素報』（そほう）という言葉で表現している。
　『素報』の『素（そ・もと）』とは素材レベルを言っていて、いわゆる事件の背景、現場の事実関係などの把握、初動調査も無いままの事件発生『連絡』であり、『情報』とか『報告』とは明確に区分している。

　この大衆時代小説では、平次親分はこのご注進レベルの『素報』すなわち連絡を受けて事件の真犯人を自ら先頭に立って探索し、親分の類い稀なる推理力、現地・現物による状況観察力、データ解析能力でまさしく個人的能力が事件の解決を可能にしているというストーリーとなるのであるが、相手が平次親分であるから『素報』も許されるのであろう。

　ところで本稿で言っているもう一つの『粗報』（そほう）とは何か？
　ある企業の管理者が、事業部トップであった私と同時並行で経営トップに品質問題の報告（？）をしたことがあった。それはよくある宛先、Ｃｃ等の連名メール配信によるものだった。
　経営トップはそのＣｃメールを受け取るや否や、社の関係者全員に叱責を込めた是正指示を矢継ぎ早に出し、事情を知らない関係者を巻き込んだ混乱の事態に発展した。

　当事者であるべき私から見ればその管理者の初期報告は、先のガラッ八の『素報』ではなく、私が言うところの『粗報』すなわち『粗雑報告』そのものであった。
　すなわち、事実・データに正確に裏うちされたものではなく、事実関係も三現（現場、現物、現実）で確認せずに一面的にしか見ていない、裏付けにも欠如が認められる『粗報』そのものだったから、混乱するのも当然のことであった。

　企業において、特にメール環境が整った企業においてよく見られるこの種のトラブルが往々にしてある。　
　企業は組織体である以上、報告、情報の伝達にも一定のルール、基準があってしかるべきであり、ましてや直接上司への報告と企業トップ報告が同時であっていいのだろうかと思ったことであった。
　最近もあったが、私が指導中のあるテーマを持ったワーキング作業中のＰＣデータが、担当者から管理者にＣｃメールで配信された。担当者からみれば『こんなワーキングをやっています』との作業状況をＣｃメールで知らせておきたいとして参考に配信したのだろうが、私としては作業中の中途半端な情報を流すべきではないとの指導をすることになってしまった。
　指導者の立場からしても、未だその指導、ワーキング途上にある、言うならば十分に完成していない情報すなわち『粗報』を流されたのでは、ある意味立つ瀬がないということにもなるだろう。
　これは先の話の『素報』ならまだしも、『素報』にもならない『粗報』だというべきものであった。

　スピードを求めるあまり、こんな粗雑情報、未完成情報すなわち『粗報』は、それ自体が独り歩きし、場合によってはその『粗報』で関係者が右往左往することにもなりかねないので、特に企業人、ビジネスマンは気をつけたいものである。
　気遣い、心遣いである。

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